タスク管理ができない人が見落としている3つの改善ポイント

今でこそ言えますが、私は過去にあまりにも仕事を自分のところに滞留させてしまって周りに多大な迷惑をかけてしまった苦い経験があります。

その頃の私はみんなに認めてもらおうと躍起になっていたのだと思います。自分のやるべき担当業務そっちのけで、周囲からのヘルプや要望に応えていたら、みんな私の状況を考慮せずにどんどん仕事を依頼してくるようになりキャパシティオーバーになったのです。

当時は全員に好かれようとしていたわけではありませんが、安請け合いと御用聞きのような働き方が裏目に出ました。

今回はその時の反省を学びに変えるべく、実務的なタスク管理とその考え方をご紹介します。

01.小さなタスクは放置しがち

小さなタスクは後回しにしてもすぐにはトラブルにならないので放置しがちですが、そのうちに重要度が大きくなり、いつの間にかトラブルの種になりかねません。

細かいタスクは芽が小さいときにクロージングすべきです。

いつの間にか大きくなった大仕事は誰がこなすのか考えたことがありますでしょうか。誰かがあなたの仕事の後始末をすることにさえなりかねないのです。

02.仕事は時間とともに膨らむもの

多くの先輩が言うように仕事は時間とともに膨らむもの。そしてそれは量だけではなく質（クオリティ）も同様です。

細かく進捗報告をしましょう。思いついたようにホウレンソウするのではなく、定期的にレポートする枠組みを設けるのです。

仕事は自分ひとりで完結するものではありません。うまいこと周囲を巻き込むことが大事でしょう。

03.時間が経つにつれ周囲の期待は上がるもの

他の人から仕事を依頼されたとき、相手はアウトプットを期待します。そして、時間とともに期待値も上がります。これだけ時間をかけているんだからすごいものができるんじゃないか、と。

時間が経過するにつれて依頼者の期待値は上がるのです。

何かしらタスクの依頼があった時には、そのタイミングでのベストエフォートで対応し案件をクローズしていきましょう。依頼を受けた時がその仕事に取り組むベストなタイミングです。

仕事を回す感覚を身につけよう

ビッグプロジェクトでない限り、1つのタスク自体は数時間もかかるものではありません。

数時間もかかるようであれば、それはサブタスクに分けるべきです。

そのためには既存資料や過去事例を流用するのも手段の一つです。すべてのドキュメント作成仕事についてゼロから資料を起こす必要なんてありません。パワーのかけどころを心得ましょう。仕事のサイクルをうまく回すのです

依頼仕事を後回しにすれば、後から思い出すためにさらに時間がかかります。タスクは芽が小さいうちにクロージングしていきましょう。