資料作りやプレゼンが上手い人の特徴とは？資料作成スキル・プレゼン力を高める方法を解説

プレゼンテーションがもっと上手くなりたい、とお悩みではありませんか？

仕事で他人の会議やスピーチなどを聞いていると、この人のプレゼンテーションは上手いなぁ、と思うことは結構あると思います。

彼らのプレゼンテーションはスライド資料が分かりやすいだけではなく、自信にあふれていて、聞き手を魅了して前向きな行動にかきたててくれます。

そこで当記事ではプレゼンテーションが上手い人の共通点を洗い出し、ビジネスに役立つ資料作成スキルや聞き手に伝わるプレゼンの上手い話し方について詳しくご紹介します。

資料作りやプレゼンが上手い人の特徴とは

資料作りやプレゼンが上手い人に共通している特徴についてご紹介します。

伝えたいメッセージが明確である

プレゼンテーションが上手い人は、伝えたいメッセージが明確です。

そもそもプレゼンの目的は、聞き手に納得してもらい行動を促すことです。話を聞いてもらうだけではなく、実際に行動してもらうためには、具体的な伝えたいメッセージが無ければ人は動きません。

例えば「問題がたくさんあります」「可能性は少ししかありません」などの主観的な表現では聞き手に正確に伝わらないので、客観的ではない表現は意識して避けるべきでしょう。

定性的な表現ではなく定量的な数字を使ったり、主観的ではなく客観性のあるデータを用いてプレゼンすることによって、聞き手は無理なく話を理解できます。プレゼンの目的は果たすためにも根拠のある筋が通った説明を心がけるようにしましょう。

普段からセミナーや研修などに参加している

普段からセミナーや研修に参加していることもプレゼンが上手い人に共通する特徴です。

プレゼンが上手い人は、日頃から自分のプレゼンスキルを磨いているものです。セミナーやeラーニングを活用して積極的に学習し、話し方のテンプレートをたくさん手に入れているのです。

また、他人のプレゼンをよく聞いて、参考になる方法を真似て自分のものにしています。これは普段から本をたくさん読む人が上手に文章を書けるというのと同じことでしょう。

話し始める前から雰囲気作りをしている

話し始める前やステージに上がる前から雰囲気を作るのが上手なことも人前で話すのが上手い人の特徴です。

発表の本番に強い人は、話し手である自分が緊張しないためにも、聞き手であるお客さんに緊張を感じさせないためにも、話しやすく聞きやすい和やかな雰囲気を作っています。

特に大きな舞台のプレゼンテーションでは、発表本番の時間ぎりぎりまで何を話すかカンペを使って音読練習するのではなく、まわりに声をかけたり、自然なムードを作るなど、環境を味方につけてリラックスした状態で本番をむかえているようです。

自信を持って話している

プレゼンテーションが上手い人は、自信を持って人前で話しています。これは決して彼らが全員パワープレイヤーである、という意味ではありません。彼らはリラックスして自然体でも熱意をもってメッセージを伝えようとしているので、自信があるように見えるのです。

自信を持ってプレゼンテーションに臨むためには、入念な準備とリハーサルを繰り返すのが王道かつ間違いのない方法です。

特にプレゼン本番で緊張しがちな人は、事前に用意した原稿通りに話そうと決めつけすぎて、柔軟性に欠けてしまって臨機応変に振る舞えないことがあります。準備した原稿通りに話すことよりも、聞き手にフォーカスしましょう。

プレゼンに物語があり共感できる

話し方が上手い人のプレゼンテーションにはストーリー、つまり物語があります。話を聞いているといつのまにか引き込まれてしまい納得させられてしまうのです。

そもそもプレゼンテーションの目的は聞き手の行動を促すことです。そのためには、聞き手に話の内容を自分のこととして受け取ってもらい、共感してもらう必要があります。

例えば、プレゼンが上手い人のストーリーには盛り上がるポイントや抑揚があり、共感するポイントがあります。淡々と原稿を読むような話し方を彼らはしません。彼らは話のロジックだけではなく、共感を重視します。

プレゼンテーターが一方的に主張を押しつけるのではなく、聞き手を惹きつけて物語に巻き込んでいくことが大切です。

トラブルにも臨機応変に対応できる

臨機応変であることもプレゼンテーションが上手い人の特徴です。

急な機材トラブルや言葉の言い間違いがあったとしても、機転をきかせて場を和ませたり、言い間違いを明るいジョークに変えたりします。身のこなしからプロフェッショナルであるかのように振る舞いましょう。

また、プレゼンテーション本番に強い人は、発表内容と同じくらいに質疑応答の準備をしているものです。聞き手が疑問に思いそうな箇所は事前に想定して回答を準備しましょう。

聞き手に伝わるプレゼン資料を作るコツ

ここでは聞き手に伝わるプレゼン資料の作り方についてご説明します。

スライドはシンプルにする

プレゼンテーションのスライド資料はシンプルにしましょう。特に「ワンスライド・ワンメッセージの原則」を守ることが大切です。

ワンスライド・ワンメッセージの原則とは、１枚のスライドで伝えるメッセージは１つに絞り込む、という法則をいいます。

1つのスライドに伝えたいメッセージが詰め込みすぎると、聞き手が混乱してしまい、相手に伝えたいメッセージが正しく聞き手に届かなくなる場合があります。また、情報量や文字数を盛り込みすぎるとスライド投影中に、話があちこちに飛んでしまうことになりかねません。

分かりやすい資料は「ワンスライド・ワンメッセージの原則」に沿って作られているものです。繰り返しになりますが、１枚のスライドにおいて伝える論点は徹底的に絞り込みましょう。

図やグラフを活用して視覚的に情報を伝える

プレゼンのスライド資料は、図やグラフを活用して視覚的に表現しましょう。聴衆が資料をぱっと見て内容が分かるようにすることが求められます。

小さいフォントで文章がびっしりと書かれたスライドや、数字がただ並べられているだけの資料は、詳しく説明を聞かなければ何が伝えたいメッセージなのか分かりづらいものです。

また、略語や専門用語など補足が必要な言葉を使うのであれば、写真やイラストを使ってイメージが伝わるように工夫してスライドを作成しましょう。

あくまでもプレゼンのスライド資料で大切なことは、直感的に意味が伝わるようにすることです。

分かりやすい構成やレイアウトにする

プレゼンのスライド資料は、分かりやすい構成・レイアウトにしましょう。読み手の脳の負担を軽減することは資料作りで考慮すべきポイントです。

情報の論理関係が整理されておらずダラダラと書かれた読み物のようなスライドは、読み手に負担が大きいものです。また必要な情報がMECE（漏れやダブりが無い状態）に整理されていないと、読み手は論理の飛躍に違和感を感じてしまうでしょう。

「MECE」とは、「ミーシー」または「ミッシー」と読み、「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive」の略で、論理の整合性を保って話の漏れやダブりを防止する考え方のことです。

例えば、情報をロジックツリーとして階層構造に整理する方法は、分かりやすいプレゼン資料の構成方法のひとつです。資料を通じて情報が過不足なく整理されていると、プレゼンターが強調したい部分を明確にできるので、聞き手の行動を促せるようになります。他にはマインドマップなどの管理ツールを利用する方法もあります。

資料作成スキル向上のための教材（本・動画）

ここではプレゼン資料作成スキルを向上するための教材をご紹介します。

プレゼンテーションzen

プレゼンテーション・トレーナーとして世界的な第一人者であるガー・レイノルズによるプレゼン本です。

プレゼンテーションzenとは、シンプルであることを説く禅の理念の本質をプレゼンに応用するスタイルのこと。すごく良いことがスライドに書いてあっても内容が聞き手に伝わらなくては意味がない、と著書の中では徹底してシンプルさが重要視されています。

もし、たった一つの事しか聴衆の記憶にしか残らないとしたら、それは何であって欲しいか？

日本的なパワポのスライドに書かれた文章を読み上げるプレゼンでもなく、アメリカ流の芝居がかったプレゼンでもない、自然体のプレゼンメソッド「プレゼンテーションzen」の原理原則が１冊にまとまっています。

スライドロジー プレゼンテーション・ビジュアルの革新

『ザ・プレゼンテーション』の著者ナンシー・デュアルテによるスライドのデザインにウェイトを置いたプレゼン資料作成本。

著者のナンシー・デュアルテ氏は、海外でも非常に知名度が高く、アカデミー賞に輝いたアル・ゴア「不都合な真実」のスライドを作ったことで知られ、オバマ大統領の大統領選のアドバイスをはじめ、シリコンバレー企業、グーグルやアドビ、ＨＰなど著名な企業のプレゼン、スライドづくりを行っています。

直感的なプレゼン資料を作成したいならこの１冊を読むことをおすすめします。アイデアをビジュアルに変換して、一目で伝わるグラフィックを作成する革新的プレゼン・スライド作成術が素晴らしい。

箇条書きのスライドドキュメントに終始するのではなく、ビジュアル表現能力を最大限活用して人の心に訴えるスライド作りのノウハウが詰まった名著です。

外資系コンサルのスライド作成術

元外資系コンサルティングファームのコンサルタントだった山口 周氏によって書かれたスライド作成本です。

パワポを主としたグラフの作り方、チャートの描き方、スライドをよりシンプルにするためのヒントなど、きめ細やかで実践的なスライド作成テクニックを解説しています。また、練習問題が付属しているのもうれしいポイント。

特に「いかにスライドをシンプルにするか」という観点から書かれた、シンプルなスライドに磨き上げるパートは必見です。パワポのスライド作成にいくら時間をかけても情報量が多くて難解な資料になってしまっては、伝えたいメッセージが伝わりません。分かりやすい資料は一目で分かるようにシンプルであるべきです。

いま仕事でパワポのスライド作成に時間がかかっているのなら、必ず役に立つこと請け合いの内容です。分かりやすいスライドを、より早く、より正確に、より少ない労力で作成することを目指しましょう。

PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則

ロジカルシンキング、表現方法、パワポの操作方法までを網羅した資料作成の指南書です。

スライドの構成から情報収集、図解、グラフ、印刷、資料配布まで資料作成に関するすべてがまとめられており、資料作成の論理～表現～操作の流れが１２のステップと１５４のルールで詳細に解説されています。

スライドのテンプレートがすべてダウンロードできるため、フリーフォーマットでの資料作成が苦手だったり、実践的なパワーポイントの操作能力を鍛えたい人におすすめです。

辞書のようなボリュームがあり、すべて読み切るには時間がかかりますが、読了後にはかならずあなたの資料作成スキルは格段に向上しているはずです。

一生使える見やすい資料のデザイン入門

こちらはタイトル通り、見やすい資料のデザインの入門書です。インターネットで大好評だった資料デザイン入門セットが書籍化されました。

スライド作成に役立つデザインの知識を学びたいならこちらはおすすめの商品です。

見やすい資料の10箇条がまとめられていて、文字・文章・配置・色の使い方に関するポイントが簡潔に解説されています。本書のエッセンスを使えば、いつものスライドにほんのひと手間を加えるだけで劇的におしゃれなデザインになること間違いありません。

ノンデザイナーズ・デザインブック

デザイナーでない人のために書かれたデザインの定番基本書です。

デザインの基本的な概念を学ぶことができ、デザインの基本原則や応用法について事細かに解説されています。本書を読めば、デザインのセンスを身につき、スライド作成時にデザインのルールを活用できるようになるでしょう。

こちらはあくまでもプレゼンのスライド作成本ではなく、デザインについての解説書ですが、デザインの知識は幅広く、プレゼン資料作成に役立つ点が多いため、人気を博しています。

デザイン性があり、おしゃれなスライドを作りたいと思っている人には、本書はおすすめです。20年以上も前に発行された本書ですが、いまなおデザインの入門書として評価が高いのも納得の内容です。

プレゼンを成功に導く話し方のコツ

ここではプレゼン発表本番を成功させる話し方のコツについて解説していきます。

大きな声ではっきりと話す

プレゼンテーションは、大きな声ではっきりと話すことが大切です。特にプレゼンの話し始めを思い切って力強くすることが発表本番を成功に導く秘訣です。

どんなプレゼンでも発表本番の話し始める最初のタイミングが一番緊張するものですが、意識して普段よりも大きな声でスタートすると緊張というハードルを越えやすくなります。

また、聞き手があなたに一番集中しているタイミングは、プレゼンテーションの始まりのときなので、これを利用しない手はありません。力強くスタートを切って、テンポよく話し出すことで、聞き手に反応を生み出して会場全体に躍動感を作り出せます。

プレゼンの後半から声のボリュームがコントロールするのは至難の業ですので、意識して最初から大きな声ではっきりと話し始めましょう。

プレゼン中は聞き手の反応に気を配る

プレゼン中は話しながら聞き手の反応に気を配りましょう。なるべく原稿用紙を見ずにお客さんを見るようにするのがポイントです。

そもそも上手なプレゼンというものは、聞き手に納得感や満足感を与えてくれます。この聞き手に与えるカスタマーエクスペリエンスは、資料の出来具合いから生まれてくるわけではなく、聴衆への思いやりや熱意のこもったプレゼンターの立ち振る舞いから出てくるものです。

例えば、箇条書きでまとめられた資料のプレゼンでは、どの情報が一番重要なのかは分かりづらいものです。そこで聞き手を意識して「ここが大事なところです」と強調して伝えてあげるだけでも、聞き手に寄りそったプレゼンになるでしょう。

時間内にきれいに話をまとめる

プレゼンの終了時間は必ず守りましょう。

情報量が多ければ多いほど良いプレゼンとなるわけではありません。終わり良ければすべて良し、という言葉はプレゼンにも当てはまります。発表の最後をきれいにまとめることはあなたを知的に見せてくれるでしょう。

最後の決め台詞を決めておくのがおすすめの方法です。また、途中の質疑応答によって時間が超過しそうな場合には、「時間が押しているため重要な点をまとめます」と、ある程度内容を省略することも賢い時間調整の方法です。

あなたが伝えたいことがたくさんあっても、用意された時間オーバーしても話し続けているようでは、あまり印象がよくありません。聞き手のためにも、話を要約してプレゼンをきっちりと締めましょう。

プレゼン力を鍛えるための教材（本・動画）

ここでは上手い話し方を身につけてプレゼン力を鍛えるための教材をご紹介します。

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン

こちらはiPhone、iPad、iPodなどを成功に導いたアップル社元CEOスティーブ・ジョブズのプレゼンの極意について書かれた本。人を惹きつけるプレゼン・スピーチの極意が学べます。

スティーブ・ジョブズ流のプレゼンは徹底してシンプル。シンプルだからこそ仕事以外にもさまざまな場面での話し方や立ち振る舞いに応用できます。

iPhone発表など歴史的に有名なプレゼンを取り上げて、人の心をつかむコツや話し方のスキルについて紹介しています。巻末には本書に登場するスティーブ・ジョブズのプレゼン動画を見られるURLリンクが掲載されています。動画から学ぶとさらに分かりやすいので、ぜひ動画も合わせてご覧ください。

 

スティーブ・ジョブズの有名なスタンフォード大学でのスピーチはこちら。

話しベタさんでも伝わるプレゼン

著名な人材育成コンサルタントによるプレゼンの話し方・テクニックをまとめた指南書。「緊張を取り除くには」「話の構成のしかた」「資料作りのコツ」など、人に伝えるためのポイントをわかりやすく解説しています。

プレゼンの上手な人が行っている緊張コントロール法、相手に理解してもらえる・自信が持てる話し方、緊張したときに助けてくれる資料作成術など人前で話すことが苦手な人に向けて具体的なテクニックが丁寧に解説されています。

イラストや図表が豊富で読みやすく、自分の悩みに当てはまる項目から効率的に読める実践的な内容になっています。

社内プレゼンの質疑応答術

社内プレゼンの質疑応答に特化した実践書。決裁者は「質疑応答」で意思決定する、という考え方にのっとり、決済者を「どう理解させるか」だけでなく「どう納得させるか」について説いています。

一般的にプレゼンの準備や練習という時、スライドや資料を作り、実際に投影してプレゼンする「リハーサル練習」を思い浮かべますが、「質疑応答」は非常に重要なのにもかからず、ほとんどの人が練習をしません。その結果、本番で頭が真っ白になってしまう人も少なくありません。

質疑応答の準備をあるゆる角度からしたい方には必読の書です。質問に対する受け答えをしっかり準備することは、プレゼンの成功の大きな要因。どんな質問が来ても、自信を持ってクロージングできるようになりましょう。

伝わるプレゼンの法則100

基本的なプレゼンのノウハウが体形的にまとめられた実務書。こちらの本では資料作成のテクニックよりも聞き手を中心に考える重要さが説かれています。

本書は、「ストーリーを作る」「デザインする」「話す」の3パートで構成されています。内容は分かりやすく実践的で、いつでも見直しができるように見開き完結製本なのがうれしいポイント。

プレゼンに臨む心構えからスライド作成の細かいテクニックまで網羅的に書かれており、初心者からベテランまでおすすめできる一冊です。

まとめ

プレゼンが上手になると、仕事以外のプライベートでもうまくいくことが増えてきます。

成功体験を積むことでポジティブな性格になっていき、自分の欲しいものが手に入りやすくなります。また、他人の話をよく聞くようになって、良好な人間関係を構築しやすくなるしょう。

そういう意味では、プレゼンは人生を豊かにしてくれるツールです。小さな失敗なんて気にせずに経験を積み重ねて少しずつスキルアップしていきましょう。

 

あらためて今回紹介した教材を以下にまとめました。ぜひご活用ください。